Bawaslu Gianyar Perkuat Tata Kelola Kearsipan, Teguhkan Akuntabilitas Kelembagaan

GIANYAR – Tertib arsip menjadi kunci akuntabilitas pengawasan pemilu. Bawaslu Kabupaten Gianyar memperkuat pemahaman jajaran sekretariat mengenai pengelolaan arsip yang sistematis dan sesuai ketentuan melalui Rapat Pengelolaan Ketatausahaan dan Kearsipan yang diselenggarakan Bawaslu Provinsi Bali secara daring, Selasa (13/10/2026).

Ketua Bawaslu Provinsi Bali, I Putu Agus Tirta Suguna, saat membuka kegiatan menegaskan pentingnya penataan arsip di seluruh jajaran Bawaslu, baik tingkat provinsi maupun kabupaten/kota. Menurutnya, diperlukan pemahaman mengenai pola dan langkah pengelolaan yang tepat agar arsip tersimpan dengan baik dan mudah ditelusuri saat dibutuhkan.

“Bawaslu Provinsi Bali maupun Bawaslu Kabupaten/Kota memiliki keinginan untuk menata arsip yang dimiliki dengan baik. Karena itu, diperlukan pemahaman mengenai pola dan langkah pengelolaan yang tepat agar arsip tersimpan secara sistematis dan sesuai ketentuan,” ujarnya.

Arsiparis Ahli Pertama Bawaslu RI, Irfa Ulwan, dalam pemaparannya menjelaskan empat instrumen utama pengelolaan arsip dinamis berdasarkan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, yakni Tata Naskah Dinas, Klasifikasi Arsip, Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip, serta Jadwal Retensi Arsip (JRA).

Ia menekankan bahwa pengelolaan arsip tidak sekadar menyimpan dokumen, tetapi juga memastikan keamanan, kemudahan penelusuran, dan kepastian masa simpan. Arsip yang tertata menjadi penting untuk mendukung pemeriksaan BPK, penanganan perkara di DKPP, maupun proses persidangan.

“Ketika dokumen dibutuhkan untuk pemeriksaan atau proses hukum, arsip harus dapat ditemukan dan dipertanggungjawabkan. Karena itu, ketertiban administrasi perlu dibangun sejak awal,” jelasnya.

Irfa juga mengingatkan pentingnya penanganan arsip lama atau rusak, termasuk arsip kegiatan pengawasan yang melibatkan badan ad hoc. Proses identifikasi, pemilahan, dan penyusutan harus dilakukan sesuai ketentuan, sedangkan pemusnahan arsip wajib melalui prosedur resmi dan persetujuan sesuai kewenangan.

Kegiatan ini diikuti oleh Ketua Bawaslu Kabupaten Gianyar, Koordinator Sekretariat, serta staf sekretariat. Bagi Bawaslu Gianyar, penguatan kearsipan menjadi bagian penting dalam menjaga dokumen hasil pengawasan, pencegahan, koordinasi, dan penanganan pelanggaran agar tetap tertib serta siap digunakan ketika diperlukan.

Melalui kegiatan ini, Bawaslu Kabupaten Gianyar berharap mampu meningkatkan kualitas tata kelola administrasi sekaligus memperkuat akuntabilitas kelembagaan. Arsip bukan sekadar dokumen yang disimpan, melainkan rekam jejak pelaksanaan tugas yang mendukung pengawasan pemilu secara profesional dan bertanggung jawab.