Arsip Bukan Sekadar Dokumen, tetapi Jejak Sejarah dan Memori Kelembagaan

Gianyar - Arsip bukan hanya sekadar tumpukan dokumen yang disimpan di dalam lemari atau ruang penyimpanan. Di balik setiap lembar arsip tersimpan rekam jejak perjalanan sebuah lembaga, bukti pertanggungjawaban, sekaligus bagian dari sejarah yang harus dijaga keberadaannya.

Hal tersebut disampaikan Kepala Bidang Pembinaan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Gianyar, Ida Bagus Putu Gede Mayun, saat menjadi narasumber dalam Rapat Pengelolaan Ketatausahaan dan Kearsipan yang diselenggarakan oleh Bawaslu Kabupaten Gianyar di Kantor Bawaslu Kabupaten Gianyar, Senin (6/7/2026).

Dalam kegiatan tersebut turut hadir Penyuluh Kearsipan I Made Sumantra dan Arsiparis Ricky Dwipayana, yang memberikan penguatan mengenai tata kelola arsip kepada seluruh jajaran sekretariat Bawaslu Kabupaten Gianyar.

Mayun menegaskan bahwa pengelolaan arsip tidak boleh dipandang sebagai pekerjaan administratif semata, melainkan sebagai upaya menjaga memori kelembagaan agar setiap proses penyelenggaraan pemerintahan maupun pengawasan dapat dipertanggungjawabkan di masa mendatang.

"Arsip bukan hanya kumpulan kertas yang disimpan. Di dalamnya terdapat nilai informasi, bukti pertanggungjawaban, bahkan sejarah perjalanan sebuah lembaga. Karena itu, arsip harus dikelola secara sistematis agar mudah ditemukan kembali ketika dibutuhkan dan tetap terjaga keasliannya," ujar Mayun.

Lebih lanjut, ia menjelaskan bahwa tata kelola arsip yang baik akan memberikan manfaat besar bagi organisasi, mulai dari mendukung efektivitas pelayanan, mempercepat pengambilan keputusan, hingga menjadi sumber informasi yang autentik ketika diperlukan dalam proses audit maupun penyelesaian persoalan hukum.

Sementara itu, Penyuluh Kearsipan I Made Sumantra memaparkan materi mengenai tata cara pengelolaan arsip sesuai ketentuan yang berlaku. Ia menjelaskan klasifikasi arsip berdasarkan fungsi dan masa simpannya, mulai dari arsip aktif, arsip inaktif, hingga arsip statis, termasuk pentingnya penerapan klasifikasi arsip dan jadwal retensi arsip sebagai pedoman dalam pengelolaan dokumen.

"Pengelolaan arsip harus dimulai sejak dokumen itu tercipta. Penataan yang baik akan memudahkan pencarian kembali, mengurangi risiko kehilangan dokumen, serta meningkatkan efektivitas administrasi lembaga," jelas Sumantra.

Pada sesi berikutnya, Arsiparis Ricky Dwipayana memberikan penjelasan mengenai praktik pengelolaan arsip yang baik dan benar, mulai dari proses penciptaan, pemberkasan, penyimpanan, pemeliharaan, hingga penyusutan arsip sesuai ketentuan perundang-undangan.

Ia juga mengingatkan bahwa setiap perangkat daerah maupun lembaga negara memiliki tanggung jawab untuk menjaga arsip sebagai aset informasi yang bernilai tinggi.

"Pengelolaan arsip yang tertib akan menciptakan administrasi yang akuntabel. Ketika setiap dokumen dikelola sesuai prosedur, lembaga akan lebih siap menghadapi kebutuhan informasi, audit, maupun pelayanan publik," terang Ricky.

Menanggapi materi yang disampaikan para narasumber, Ketua Bawaslu Kabupaten Gianyar, I Wayan Hartawan, mengapresiasi kehadiran tim dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Gianyar yang telah memberikan pembekalan kepada jajaran sekretariat.

Menurutnya, penguatan kapasitas di bidang kearsipan menjadi bagian penting dalam membangun tata kelola kelembagaan yang profesional, tertib administrasi, dan akuntabel.

"Kami menyampaikan apresiasi dan terima kasih atas ilmu serta pengalaman yang telah dibagikan. Pengelolaan arsip merupakan fondasi penting dalam mewujudkan tata kelola administrasi yang baik. Ke depan, kami berkomitmen untuk terus meningkatkan kualitas pengelolaan ketatausahaan dan kearsipan agar setiap dokumen yang dimiliki Bawaslu Kabupaten Gianyar dapat tertata dengan baik, mudah diakses, serta menjadi bagian dari memori kelembagaan yang terpelihara," ungkap Hartawan.

Melalui kegiatan ini, Bawaslu Kabupaten Gianyar berharap seluruh jajaran semakin memahami pentingnya pengelolaan arsip sesuai standar kearsipan nasional, sehingga mampu mendukung terwujudnya tata kelola organisasi yang profesional, transparan, efektif, dan akuntabel.